Las 5'S para empresas de software

Metodología de las 5’S para empresas de Software

El desarrollo de software difiere de la fabricación de productos en dos maneras importantes:

Primero, no es un proceso repetitivo, producir copias del mismo artilugio (widget) una y otra vez. Es una actividad creativa para producir una solución única. Sin embargo, el desarrollo de software implica algunos patrones repetitivos de trabajo.

Segundo, un equipo de desarrollo de software tiene "work spaces" o "espacios de trabajo" tanto en el ámbito físico como en el virtual. Las operaciones de manufactura no tienen espacios virtuales. 5S originalmente surgió como una forma de organizar celdas en una configuración de Lean Manufacturing, para que los trabajadores no gastaran el 40% o más de su tiempo caminando cinco pasos de esta manera y cinco pasos de esa manera cada vez que necesitaban usar una herramienta en particular.

Los patrones repetitivos de trabajo, y el hecho de que a menudo necesitamos acceso a información común, por ejemplo compartir equipos de trabajo, herramientas y entornos, significa que 5S se presta muy bien para el trabajo de desarrollo de software. Y resulta que es fácil aplicar 5S a los espacios virtuales así como a los físicos.


Espacio de trabajo físico

Ya sea en una sala de equipos o en espacios de trabajo individuales, podemos ahorrar mucho tiempo y frustración asegurándonos de que las cosas que utilizamos con frecuencia sean fáciles de encontrar. Algunos ejemplos:

• Lista de códigos de contracargo (chargebacks)
• Baterías para mouse y teclados inalámbricos.
• Control remoto para el proyector.
• Llaves para las cabinas de suministros.
• Suministros para visualización de procesos (notas adhesivas, etc.)
• Marcadores y borradores de pizarra.
• Cables, cargadores y artículos similares.
• Tienes la idea

Espacio de trabajo virtual

Los equipos de software también pueden aplicar 5S a sus espacios de trabajo virtuales y herramientas virtuales, tales como:

• Sistema de control de versiones, eliminar las ramas (branches) temporales que no son necesarias.
• Código fuente (remediar la fallas técnicas).
• Código de prueba (eliminar pruebas sin sentido; organizar casos de prueba por área funcional, no por sujeto de prueba).
• Desarrolle manuales (scripts) / archivos de configuración (elimine los ajustes de configuración no utilizados y pasos innecesarios).
• Desarrolle manuales de implementación (eliminar pasos no utilizados)
• Desarrolle manuales de aprovisionamiento de entornos (eliminar pasos no utilizados, reemplazar versiones obsoletas).
• Servidores (borre los directorios no utilizados, los discos de desfragmentación)
• Documentación (elimine o actualice información obsoleta; mantenga la información organizada de manera lógica).
• Backlog (no es necesario mantener los elementos de backlog "muertos" para siempre).
• Entornos de desarrollo (borre directorios no utilizados, desinstale software no utilizado).
• Entornos de prueba (asegúrese de que los entornos de prueba sean idénticos a los entornos de producción).
• Entornos de preparación (asegúrese de que los entornos de preparación sean idénticos a los entornos de producción).
• Informes / estadísticas / métricas (eliminar datos obsoletos o no utilizados de informes y registros).
• Copias de seguridad (mantenga las copias de seguridad sincronizadas con la configuración actual; pruebe los procedimientos de restauración con regularidad)
• Recuperación (procedimientos de recuperación de prueba regularmente)

Las 5’S propuestas:

1. SEIRI (SORT) à Clasificar / Organizar

- Asegurar que todo lo que queda en el lugar de trabajo esté relacionado con el trabajo.
- Marque las herramientas que sean necesarias (eclipse, weblogic, ant, etc.)
- Los módulos pueden ser utilizados precompilados sin recompilación.
- Los archivos de configuración y los pasos de aprovisionamiento son necesarios para que el sistema no funcione y se ejecute.

2. SEITON (SET IN ORDER) à Ordenar

- Para eliminar el tiempo perdido, obtenga los elementos necesarios cuando esté en medio de una tarea.
- Defina los parámetros de entrada que pueden ser diferentes para cada miembro del equipo y los archivos de configuración también configuran todo en el lugar adecuado para una rápida recuperación y almacenamiento.
- Organice las herramientas, las piezas y las instrucciones de manera que los artículos usados ​​más frecuentes sean más fáciles y rápidos de localizar.

3. SEISO (SHINE)  à Limpiar

- Saber qué va a dónde y asegurarse de que todo está donde pertenece.
- Facilite la actualización de archivos desde el sistema de origen para obtener nuevos cambios. Como resultado, los sistemas estarán actualizados y limpios.
- Identifique y elimine las causas de suciedad y mugre; elimine la necesidad de limpiar.
- Al final de cada turno, limpie el área de trabajo y asegúrese de que todo esté en el lugar de la clasificación.


4. SEIKETSU (STANDARDIZE) à Estandarizar: Para definir los estándares según los cuales el personal debe medir y mantener la limpieza.

- Definir una metodología estándar para agregar un nuevo módulo y actualizar un módulo existente en el sistema.
- Simplificar la forma de mantener la limpieza.
- Desarrollo de procesos, horarios, prácticas.
- Continuar evaluando el uso y disposición de los artículos.
- Los empleados que realizan el mismo trabajo deben trabajar en cualquier estación con las mismas herramientas que se encuentran en la misma ubicación en cada estación.

5.  SHITSUKE (SUSTAIN) à Mantener la Disciplina: Para mantener lo que se ha logrado

- Mantener y revisar estándares. Una vez que el 4S se ha establecido, se convierten en nuevas formas de operar.
- Mientras piensas en la nueva forma, piensa también en formas mejores.
- Es importante que el sistema sea sostenible para que los miembros del equipo lo puedan usar fácilmente y no tengan ningún problema.
- Obtenga retroalimentación y encuentre errores para hacer que el lugar de trabajo sea sencillo y sea propiedad de todos los miembros del equipo para mejorar la productividad.

Artículo preparado para promocionar 

el Programa de Yellow Belt  en

https://educacion-ejecutiva.utec.edu.pe/certificacion-lean-six-sigma

Metodología de las 5'S para mejorar los procesos de su empresa

Metodología de las 5’S para mejorar los procesos de su empresa

Las 5S es un método para crear un lugar de trabajo limpio y ordenado, que deje a la vista cualquier deshecho o desperdicio y de visibilidad inmediata a cualquier anormalidad. Además de crear disciplina. Es una técnica japonesa creada con el fin de mejorar la calidad y la productividad.

¿Por qué son tan importantes y beneficiosas las 5S?

Las razones de por qué son tan importantes las 5S, independientemente de dónde trabajemos, taller mecánico, oficina o un hospital, son:

a.    Su efecto sobre la Seguridad, ya que en un área de trabajo caótica es un área de trabajo peligrosa.

b.    Nos ayudan a identificar y eliminar los desperdicios, es increíble ver cuánto más productivo nos volvemos trabajando en un área despejada, limpia y organizada.   

c.     Bajo costo y alto impacto que genera, no necesitamos gastar mucho dinero para implementar las 5S; incluso podemos ganar dinero vendiendo los artículos que ya no usamos.

Si se aplican de manera adecuada las 5S, podremos conseguir que todas las personas de la empresa se involucren durante el proceso, y podemos aprovechar la oportunidad de unir personas de diferentes áreas de la empresa.

Las 5S son la base para implementar otras metodologías de Mejora Continua. Cabe mencionar que, si usted no puede aplicar el método de las 5S en su empresa, tampoco podrá aplicar los métodos LEAN, ya que es un paso fundamental para la mayoría de las herramientas y conceptos de LEAN, como Flujo Continuo, Mantenimiento Productivo Total (TPM) o el Sistema SMED.

El fundamento de esta metodología se basa en 5 palabras japonesas que empiezan con “S”:

 1. SEIRI à Clasificar / Organizar: Nos invita a deshacernos de las cosas que no necesitamos; lo que para algunos puede ser muy difícil, el hecho de deshacerse de todas las cosas con las que hemos tenido contacto; pero esto nos lleva a la desorganización. En las empresas, normalmente se le coloca etiquetas rojas a los artículos que no necesitamos y vamos a desechar.

Una vez, eliminados los artículos que no necesitamos, debemos organizar lo que queda. “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

2. SEITON à Ordenar: El objetivo de este paso es hacer evidente que algo falta o que algo está fuera de lugar, y ayuda a la persona a encontrar o reemplazar el artículo faltante.

     3. SEISO à Limpiar: este paso es el que más confusiones trae, ya que no se trata de dar una barrida a la planta u oficina y listo, sino que se trata limpiar para inspeccionar; y enfocarse en encontrar la fuente de la suciedad. Es decir “no es más limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia”.

Nos permite darnos cuenta de los defectos en las máquinas y nos ayuda a mantenerlas siempre operativas.

4. SEIKETSU à Estandarizar, este paso inicia la parte cultural y se centra en crear estándares de modo que las anormalidades se puedan detectar fácilmente. Establece reglas para mantener las primeras 3 S y para prevenir el regreso al estado anterior. Las herramientas como listas de verificación e inspecciones son muy útiles durante este paso.

       5.  SHITSUKE à Mantener la Disciplina, en este paso mantenemos con firmeza lo que hemos establecido. Para que se mantengan las mejoras de las 5S debe quedar claro la forma en que queremos que nuestra empresa funcione.

El método de las 5S vigila cualquier tipo de pérdida o desperdicio en el proceso productivo y en la distribución de los productos que incrementa los costos y disminuyen la productividad.

Combatimos la existencia de procesos ineficientes o no necesarios, defectos, demoras y posibles excesos de producción. Y también, todo lo relativo al tratamiento de inventarios y al transporte de las mercancías o materias primas.

Beneficios de implantar la metodología 5S:

•          Involucrar a todos los empleados en una herramienta eficaz y sencilla.
•          Ayudar en la eliminación de desperdicios.
•          Reducir los riesgos de accidentes.
•          Reducir el estrés de los empleados al no tener que hacer tareas frustrantes.
•          Mejora de los procesos de comunicación interna.
•          Reducir el tiempo de búsqueda de los elementos que se necesitan.
•          Suavizar el flujo de trabajo.
•          Mejorar nuestra disposición ante el trabajo.
•          Proveer un proceso sistemático para la mejora continua.
•          Menos movimientos y traslados inútiles.
•          Aumentar la fiabilidad de las entregas debido a los retrasos.
•          Mejorar nuestra imagen ante los clientes.
•          Menor nivel de existencias almacenadas.
•          Mejor identificación de los problemas.
•          Contribuir a desarrollar buenos hábitos.

Y todo está orientado a una única cuestión: reducir el tiempo de ejecución de los trabajos reduciendo el despilfarro, los accidentes, es decir, aumentar la productividad y la seguridad.

Artículo preparado para promocionar 

el Programa de Yellow Belt  en

Usando las 5S para mejorar los procesos de su empresa

Usando las 5S para mejorar los procesos de su empresa

En la actualidad, la mayoría de empresas han tomado conciencia de lo importante que deben ser sus procesos (eficaces y eficientes), lo cual se ve reflejado día a día preguntándose ¿cómo mejorar los procesos?, y a su vez evitar algunos males habituales como son el poco enfoque hacia el cliente, el bajo rendimientos de los procesos y las barreras departamentales. Es por ello, que las empresas utilizan diversas herramientas enfocadas hacia la reingeniería de procesos. La cual permite lograr mayores beneficios económicos, mayor satisfacción al cliente, y un mayor conocimiento y un menor flujo de información (flexibilidad).

Parámetros para medir y evaluar el servicio adquirido

En general, durante la prestación de un servicio, las empresas deben lograr ofrecer a los clientes más de lo que esperan. Para ello, se debe tener en cuenta que la primera impresión, es la que cuenta para el cliente. Es decir, si el cliente queda satisfecho con el servicio recibido por primera vez, es muy probable que vuelva a utilizarlo. Sin embargo, si el cliente no queda satisfecho con la primera impresión, la empresa no solo perderá al cliente, sino que se creará una mala imagen dentro del rubro en el que se desempeña.

Implementación del servicio adquirido

La metodología 5S consiste en la ejecución de cinco actividades sistemáticamente enlazadas y coordinadas llamadas pilares, donde los tres primeros son operativos, el cuarto pilar ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores mediante la normalización de las prácticas y el quinto permite convertir la práctica en un hábito.

1. Clasificación, primer pilar de la metodología que corresponde al principio justo a tiempo sólo lo necesario, en las cantidades adecuadas y cuando se REQUIEREN.

2. La implementación del pilar de orden se la debió realizar dos veces, puesto que la primera falló por cuanto no se aplicaron las actividades y mejoras propuestas.

3. El cuarto pilar, limpieza, mantener el sitio de trabajo en condiciones correctas.

4. El cuarta pilar, estandarización está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

5. El quinto pilar, disciplina, cuyo objetivo es hacer de los cinco pilares un hábito. No tiene una metodología de implementación definida.

Autor: Rada Albrecht, 2003

Metodología:

Consiste también en generar una cultura de orden y limpieza en todo el personal en una organización, con el fin de que su proceso sea más productivo. Asimismo, se denomina 5`s porque cada una de las 5 etapas que forman parte de su proceso comienza con la letra s (en japonés).

Autor: Hirano, 2009

Etapas:

En inglés	En japonés	En español	Significado
Sort	Seiri	Clasificar / Organizar	Separar innecesarios: Orientación a la mejora del ambiente de trabajo y creación de hábitos de calidad en las personas.
Set in Order	Seiton	Ordenar	Situar necesario: Eliminación de despilfarro producido por el desorden, falta de aseo y fugas.
Shine	Seiso	Limpiar	Suprimir suciedad: Reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costos con la intervención del personal teniendo en cuenta el cuidado del sitio de trabajo.
Standardize	Seiketsu	Estandarizar	Señalizar anomalías: Facilitación para crear condiciones para aumentar la vida útil de los equipos.
Sustain	Shitsuke	Sostener	Seguir mejorando: Reducción las causas potenciales de accidentes y conservación de los equipos de la compañía.

Autor: Maldonado Peña, 2010

Las 5s, Herramientas de Cambio

A.   Separar:

¿Qué separar? à Es un proceso de clasificación en el cual se defina claramente qué es realmente necesario para realizar las asignaciones y qué no lo es.

¿Dónde separar? à Para la aplicación se debe asignar grupos por área de responsabilidad. Esta área está relacionada con el lugar físico asignado por la gerencia para realizar las tareas.

¿Cómo separar? à Para realizar la tarea el grupo hace un revelamiento de los problemas recorriendo el área asignada. De esta manera se observa en qué situación de cómo están las cosas, que les permite encarar las soluciones.

Al comienzo no suele resultar fácil establecer las conversaciones pues en general no es una práctica habitual, pero a medida que se van repitiendo las reuniones se produce su incorporación como habido de cada personal que labora en la empresa. 

B.   Ordenar

 ¿Cómo ordenar?

El procedimiento para ordenar es:

•          Definir preparar los lugares de almacenamiento.
•          Determinar el lugar para cada cosa.
•          Identificar cada mueble y lugar de almacenamiento.
•          Identificar cada objeto (herramientas, documentos, etc.) con la misma       identificación del lugar donde se va a guardar.
•          Confeccionar un manual que registre el lugar de almacenamiento de cada objeto.
•          Mantener siempre ordenadas las aéreas de almacenamiento.

C.   Limpiar

 ¿Qué debe hallar en óptimas condiciones?

•     Herramientas de Trabajo y documentos.
•        Mesas de trabajo, escritorio, ficheros, pisos, paredes

 ¿Quién y Donde LIMPIAR?

•     La limpieza es la participan todos los integrantes del grupo del área de responsabilidad asignado.
•        Ambientes de trabajo agradable y confortable.

D.   Estandarizar

Estandarizar es la consecuencia de la interacción de los tres hechos construidos a medida que se aplican las tres primeras 5S.

Aprendizaje. Con la aplicación de separar los miembros del grupo de trabajo comienzan a modificar un paradigma de la organización, la cual ahora les permite participar en la toma de decisiones.

Mejora continua. Ofrecer menores servicios adaptados a las siempre cambiantes necesidades de nuestros clientes y todo ello mediante procesos internos optimizados que permitan mayores retornos a la inversión y mayor satisfacción interno y mayor satisfacción del cliente.

Teoría de cambio. Las acciones que realizan el grupo deben nacer del propio grupo, solo de esa forma sus integrantes las sienten como propias al ser sus autores intelectuales y materiales.

E.   Autodisciplina

Puede ser considerada como un tipo de entrenamiento selectivo, creado nuevos hábitos de cada persona, y la mejorar los tiempos de servicio, realizar un registro ayudara a comprender cuanto tiempo consume las tareas asignados.

Autor: Siderar, 1995

Ejemplo en una empresa de aire acondicionado y refrigeración

Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarro producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación. 

Autor: Cardoza, 2010

Proceso de Verificación (Formato de Check List)

Autor: Moresteam, 2000

Artículo preparado para promocionar 

el Programa de Yellow Belt  en