Usando las 5S para mejorar los procesos de su empresa

Usando las 5S para mejorar los procesos de su empresa

En la actualidad, la mayoría de empresas han tomado conciencia de lo importante que deben ser sus procesos (eficaces y eficientes), lo cual se ve reflejado día a día preguntándose ¿cómo mejorar los procesos?, y a su vez evitar algunos males habituales como son el poco enfoque hacia el cliente, el bajo rendimientos de los procesos y las barreras departamentales. Es por ello, que las empresas utilizan diversas herramientas enfocadas hacia la reingeniería de procesos. La cual permite lograr mayores beneficios económicos, mayor satisfacción al cliente, y un mayor conocimiento y un menor flujo de información (flexibilidad).

Parámetros para medir y evaluar el servicio adquirido

En general, durante la prestación de un servicio, las empresas deben lograr ofrecer a los clientes más de lo que esperan. Para ello, se debe tener en cuenta que la primera impresión, es la que cuenta para el cliente. Es decir, si el cliente queda satisfecho con el servicio recibido por primera vez, es muy probable que vuelva a utilizarlo. Sin embargo, si el cliente no queda satisfecho con la primera impresión, la empresa no solo perderá al cliente, sino que se creará una mala imagen dentro del rubro en el que se desempeña.

Implementación del servicio adquirido

La metodología 5S consiste en la ejecución de cinco actividades sistemáticamente enlazadas y coordinadas llamadas pilares, donde los tres primeros son operativos, el cuarto pilar ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores mediante la normalización de las prácticas y el quinto permite convertir la práctica en un hábito.

1. Clasificación, primer pilar de la metodología que corresponde al principio justo a tiempo sólo lo necesario, en las cantidades adecuadas y cuando se REQUIEREN.

2. La implementación del pilar de orden se la debió realizar dos veces, puesto que la primera falló por cuanto no se aplicaron las actividades y mejoras propuestas.

3. El cuarto pilar, limpieza, mantener el sitio de trabajo en condiciones correctas.

4. El cuarta pilar, estandarización está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

5. El quinto pilar, disciplina, cuyo objetivo es hacer de los cinco pilares un hábito. No tiene una metodología de implementación definida.

Autor: Rada Albrecht, 2003

Metodología:

Consiste también en generar una cultura de orden y limpieza en todo el personal en una organización, con el fin de que su proceso sea más productivo. Asimismo, se denomina 5`s porque cada una de las 5 etapas que forman parte de su proceso comienza con la letra s (en japonés).

Autor: Hirano, 2009

Etapas:

En inglés	En japonés	En español	Significado
Sort	Seiri	Clasificar / Organizar	Separar innecesarios: Orientación a la mejora del ambiente de trabajo y creación de hábitos de calidad en las personas.
Set in Order	Seiton	Ordenar	Situar necesario: Eliminación de despilfarro producido por el desorden, falta de aseo y fugas.
Shine	Seiso	Limpiar	Suprimir suciedad: Reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costos con la intervención del personal teniendo en cuenta el cuidado del sitio de trabajo.
Standardize	Seiketsu	Estandarizar	Señalizar anomalías: Facilitación para crear condiciones para aumentar la vida útil de los equipos.
Sustain	Shitsuke	Sostener	Seguir mejorando: Reducción las causas potenciales de accidentes y conservación de los equipos de la compañía.

Autor: Maldonado Peña, 2010

Las 5s, Herramientas de Cambio

A. Separar:

¿Qué separar? à Es un proceso de clasificación en el cual se defina claramente qué es realmente necesario para realizar las asignaciones y qué no lo es.

¿Dónde separar? à Para la aplicación se debe asignar grupos por área de responsabilidad. Esta área está relacionada con el lugar físico asignado por la gerencia para realizar las tareas.

¿Cómo separar? à Para realizar la tarea el grupo hace un revelamiento de los problemas recorriendo el área asignada. De esta manera se observa en qué situación de cómo están las cosas, que les permite encarar las soluciones.

Al comienzo no suele resultar fácil establecer las conversaciones pues en general no es una práctica habitual, pero a medida que se van repitiendo las reuniones se produce su incorporación como habido de cada personal que labora en la empresa.

B. Ordenar

¿Cómo ordenar?

El procedimiento para ordenar es:

Definir preparar los lugares de almacenamiento.
Determinar el lugar para cada cosa.
Identificar cada mueble y lugar de almacenamiento.
Identificar cada objeto (herramientas, documentos, etc.) con la misma identificación del lugar donde se va a guardar.
Confeccionar un manual que registre el lugar de almacenamiento de cada objeto.
Mantener siempre ordenadas las aéreas de almacenamiento.

C. Limpiar

¿Qué debe hallar en óptimas condiciones?

Herramientas de Trabajo y documentos.
Mesas de trabajo, escritorio, ficheros, pisos, paredes

¿Quién y Donde LIMPIAR?

La limpieza es la participan todos los integrantes del grupo del área de responsabilidad asignado.
Ambientes de trabajo agradable y confortable.

D. Estandarizar

Estandarizar es la consecuencia de la interacción de los tres hechos construidos a medida que se aplican las tres primeras 5S.

Aprendizaje. Con la aplicación de separar los miembros del grupo de trabajo comienzan a modificar un paradigma de la organización, la cual ahora les permite participar en la toma de decisiones.

Mejora continua. Ofrecer menores servicios adaptados a las siempre cambiantes necesidades de nuestros clientes y todo ello mediante procesos internos optimizados que permitan mayores retornos a la inversión y mayor satisfacción interno y mayor satisfacción del cliente.

Teoría de cambio. Las acciones que realizan el grupo deben nacer del propio grupo, solo de esa forma sus integrantes las sienten como propias al ser sus autores intelectuales y materiales.

E. Autodisciplina

Puede ser considerada como un tipo de entrenamiento selectivo, creado nuevos hábitos de cada persona, y la mejorar los tiempos de servicio, realizar un registro ayudara a comprender cuanto tiempo consume las tareas asignados.

Autor: Siderar, 1995

Ejemplo en una empresa de aire acondicionado y refrigeración

Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarro producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación.