Metodología de las 5'S para mejorar los procesos de su empresa

Metodología de las 5’S para mejorar los procesos de su empresa

Las 5S es un método para crear un lugar de trabajo limpio y ordenado, que deje a la vista cualquier deshecho o desperdicio y de visibilidad inmediata a cualquier anormalidad. Además de crear disciplina. Es una técnica japonesa creada con el fin de mejorar la calidad y la productividad.

¿Por qué son tan importantes y beneficiosas las 5S?

Las razones de por qué son tan importantes las 5S, independientemente de dónde trabajemos, taller mecánico, oficina o un hospital, son:

a.    Su efecto sobre la Seguridad, ya que en un área de trabajo caótica es un área de trabajo peligrosa.

b.    Nos ayudan a identificar y eliminar los desperdicios, es increíble ver cuánto más productivo nos volvemos trabajando en un área despejada, limpia y organizada.   

c.     Bajo costo y alto impacto que genera, no necesitamos gastar mucho dinero para implementar las 5S; incluso podemos ganar dinero vendiendo los artículos que ya no usamos.

Si se aplican de manera adecuada las 5S, podremos conseguir que todas las personas de la empresa se involucren durante el proceso, y podemos aprovechar la oportunidad de unir personas de diferentes áreas de la empresa.

Las 5S son la base para implementar otras metodologías de Mejora Continua. Cabe mencionar que, si usted no puede aplicar el método de las 5S en su empresa, tampoco podrá aplicar los métodos LEAN, ya que es un paso fundamental para la mayoría de las herramientas y conceptos de LEAN, como Flujo Continuo, Mantenimiento Productivo Total (TPM) o el Sistema SMED.

El fundamento de esta metodología se basa en 5 palabras japonesas que empiezan con “S”:

 1. SEIRI à Clasificar / Organizar: Nos invita a deshacernos de las cosas que no necesitamos; lo que para algunos puede ser muy difícil, el hecho de deshacerse de todas las cosas con las que hemos tenido contacto; pero esto nos lleva a la desorganización. En las empresas, normalmente se le coloca etiquetas rojas a los artículos que no necesitamos y vamos a desechar.

Una vez, eliminados los artículos que no necesitamos, debemos organizar lo que queda. “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

2. SEITON à Ordenar: El objetivo de este paso es hacer evidente que algo falta o que algo está fuera de lugar, y ayuda a la persona a encontrar o reemplazar el artículo faltante.

     3. SEISO à Limpiar: este paso es el que más confusiones trae, ya que no se trata de dar una barrida a la planta u oficina y listo, sino que se trata limpiar para inspeccionar; y enfocarse en encontrar la fuente de la suciedad. Es decir “no es más limpio el que más limpia, sino el que menos ensucia”.

Nos permite darnos cuenta de los defectos en las máquinas y nos ayuda a mantenerlas siempre operativas.

4. SEIKETSU à Estandarizar, este paso inicia la parte cultural y se centra en crear estándares de modo que las anormalidades se puedan detectar fácilmente. Establece reglas para mantener las primeras 3 S y para prevenir el regreso al estado anterior. Las herramientas como listas de verificación e inspecciones son muy útiles durante este paso.

       5.  SHITSUKE à Mantener la Disciplina, en este paso mantenemos con firmeza lo que hemos establecido. Para que se mantengan las mejoras de las 5S debe quedar claro la forma en que queremos que nuestra empresa funcione.

El método de las 5S vigila cualquier tipo de pérdida o desperdicio en el proceso productivo y en la distribución de los productos que incrementa los costos y disminuyen la productividad.

Combatimos la existencia de procesos ineficientes o no necesarios, defectos, demoras y posibles excesos de producción. Y también, todo lo relativo al tratamiento de inventarios y al transporte de las mercancías o materias primas.

Beneficios de implantar la metodología 5S:

•          Involucrar a todos los empleados en una herramienta eficaz y sencilla.
•          Ayudar en la eliminación de desperdicios.
•          Reducir los riesgos de accidentes.
•          Reducir el estrés de los empleados al no tener que hacer tareas frustrantes.
•          Mejora de los procesos de comunicación interna.
•          Reducir el tiempo de búsqueda de los elementos que se necesitan.
•          Suavizar el flujo de trabajo.
•          Mejorar nuestra disposición ante el trabajo.
•          Proveer un proceso sistemático para la mejora continua.
•          Menos movimientos y traslados inútiles.
•          Aumentar la fiabilidad de las entregas debido a los retrasos.
•          Mejorar nuestra imagen ante los clientes.
•          Menor nivel de existencias almacenadas.
•          Mejor identificación de los problemas.
•          Contribuir a desarrollar buenos hábitos.

Y todo está orientado a una única cuestión: reducir el tiempo de ejecución de los trabajos reduciendo el despilfarro, los accidentes, es decir, aumentar la productividad y la seguridad.

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Usando las 5S para mejorar los procesos de su empresa

Usando las 5S para mejorar los procesos de su empresa

En la actualidad, la mayoría de empresas han tomado conciencia de lo importante que deben ser sus procesos (eficaces y eficientes), lo cual se ve reflejado día a día preguntándose ¿cómo mejorar los procesos?, y a su vez evitar algunos males habituales como son el poco enfoque hacia el cliente, el bajo rendimientos de los procesos y las barreras departamentales. Es por ello, que las empresas utilizan diversas herramientas enfocadas hacia la reingeniería de procesos. La cual permite lograr mayores beneficios económicos, mayor satisfacción al cliente, y un mayor conocimiento y un menor flujo de información (flexibilidad).

Parámetros para medir y evaluar el servicio adquirido

En general, durante la prestación de un servicio, las empresas deben lograr ofrecer a los clientes más de lo que esperan. Para ello, se debe tener en cuenta que la primera impresión, es la que cuenta para el cliente. Es decir, si el cliente queda satisfecho con el servicio recibido por primera vez, es muy probable que vuelva a utilizarlo. Sin embargo, si el cliente no queda satisfecho con la primera impresión, la empresa no solo perderá al cliente, sino que se creará una mala imagen dentro del rubro en el que se desempeña.

Implementación del servicio adquirido

La metodología 5S consiste en la ejecución de cinco actividades sistemáticamente enlazadas y coordinadas llamadas pilares, donde los tres primeros son operativos, el cuarto pilar ayuda a mantener el estado alcanzado en las fases anteriores mediante la normalización de las prácticas y el quinto permite convertir la práctica en un hábito.

1. Clasificación, primer pilar de la metodología que corresponde al principio justo a tiempo sólo lo necesario, en las cantidades adecuadas y cuando se REQUIEREN.

2. La implementación del pilar de orden se la debió realizar dos veces, puesto que la primera falló por cuanto no se aplicaron las actividades y mejoras propuestas.

3. El cuarto pilar, limpieza, mantener el sitio de trabajo en condiciones correctas.

4. El cuarta pilar, estandarización está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

5. El quinto pilar, disciplina, cuyo objetivo es hacer de los cinco pilares un hábito. No tiene una metodología de implementación definida.

Autor: Rada Albrecht, 2003

Metodología:

Consiste también en generar una cultura de orden y limpieza en todo el personal en una organización, con el fin de que su proceso sea más productivo. Asimismo, se denomina 5`s porque cada una de las 5 etapas que forman parte de su proceso comienza con la letra s (en japonés).

Autor: Hirano, 2009

Etapas:

En inglés	En japonés	En español	Significado
Sort	Seiri	Clasificar / Organizar	Separar innecesarios: Orientación a la mejora del ambiente de trabajo y creación de hábitos de calidad en las personas.
Set in Order	Seiton	Ordenar	Situar necesario: Eliminación de despilfarro producido por el desorden, falta de aseo y fugas.
Shine	Seiso	Limpiar	Suprimir suciedad: Reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costos con la intervención del personal teniendo en cuenta el cuidado del sitio de trabajo.
Standardize	Seiketsu	Estandarizar	Señalizar anomalías: Facilitación para crear condiciones para aumentar la vida útil de los equipos.
Sustain	Shitsuke	Sostener	Seguir mejorando: Reducción las causas potenciales de accidentes y conservación de los equipos de la compañía.

Autor: Maldonado Peña, 2010

Las 5s, Herramientas de Cambio

A.   Separar:

¿Qué separar? à Es un proceso de clasificación en el cual se defina claramente qué es realmente necesario para realizar las asignaciones y qué no lo es.

¿Dónde separar? à Para la aplicación se debe asignar grupos por área de responsabilidad. Esta área está relacionada con el lugar físico asignado por la gerencia para realizar las tareas.

¿Cómo separar? à Para realizar la tarea el grupo hace un revelamiento de los problemas recorriendo el área asignada. De esta manera se observa en qué situación de cómo están las cosas, que les permite encarar las soluciones.

Al comienzo no suele resultar fácil establecer las conversaciones pues en general no es una práctica habitual, pero a medida que se van repitiendo las reuniones se produce su incorporación como habido de cada personal que labora en la empresa. 

B.   Ordenar

 ¿Cómo ordenar?

El procedimiento para ordenar es:

•          Definir preparar los lugares de almacenamiento.
•          Determinar el lugar para cada cosa.
•          Identificar cada mueble y lugar de almacenamiento.
•          Identificar cada objeto (herramientas, documentos, etc.) con la misma       identificación del lugar donde se va a guardar.
•          Confeccionar un manual que registre el lugar de almacenamiento de cada objeto.
•          Mantener siempre ordenadas las aéreas de almacenamiento.

C.   Limpiar

 ¿Qué debe hallar en óptimas condiciones?

•     Herramientas de Trabajo y documentos.
•        Mesas de trabajo, escritorio, ficheros, pisos, paredes

 ¿Quién y Donde LIMPIAR?

•     La limpieza es la participan todos los integrantes del grupo del área de responsabilidad asignado.
•        Ambientes de trabajo agradable y confortable.

D.   Estandarizar

Estandarizar es la consecuencia de la interacción de los tres hechos construidos a medida que se aplican las tres primeras 5S.

Aprendizaje. Con la aplicación de separar los miembros del grupo de trabajo comienzan a modificar un paradigma de la organización, la cual ahora les permite participar en la toma de decisiones.

Mejora continua. Ofrecer menores servicios adaptados a las siempre cambiantes necesidades de nuestros clientes y todo ello mediante procesos internos optimizados que permitan mayores retornos a la inversión y mayor satisfacción interno y mayor satisfacción del cliente.

Teoría de cambio. Las acciones que realizan el grupo deben nacer del propio grupo, solo de esa forma sus integrantes las sienten como propias al ser sus autores intelectuales y materiales.

E.   Autodisciplina

Puede ser considerada como un tipo de entrenamiento selectivo, creado nuevos hábitos de cada persona, y la mejorar los tiempos de servicio, realizar un registro ayudara a comprender cuanto tiempo consume las tareas asignados.

Autor: Siderar, 1995

Ejemplo en una empresa de aire acondicionado y refrigeración

Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarro producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación. 

Autor: Cardoza, 2010

Proceso de Verificación (Formato de Check List)

Autor: Moresteam, 2000

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Lean StartUp

03 abril 2019

Lean StartUp

A menudo escucho a la gente decir que Lean y Six Sigma no pueden aplicarse a la innovación y al emprendimiento. ¿Qué pasa si se podemos aprender el proceso para crear una StartUp exitosa? ¿Qué sucede si las lecciones de Lean Six Sigma pueden aumentar dramáticamente las probabilidades de éxito en el inicio de 10% a 50% o más?

La realidad es que la mayoría de las StartUps fracasan. El 3er trimestre del 2018, nos muestra que en el Perú se crearon 70 mil empresas y se dieron de baja a 45 mil. Esto, teniendo en cuenta que existen 2.4 millones de empresas, y de éstas el 99.6% son pequeñas (3.2%), medianas (0.2%) y micro empresas (96.2%). Fuente INEI.   

 Entonces, el éxito se puede diseñar siguiendo algunos conceptos de Lean Six Sigma:

·      Identificar desperdicios: Hay demasiado desperdicio en la creación de nuevas empresas ya que diseñan productos y servicios en base a sus ideas y no en base a las necesidades y gustos del cliente.

·      VOC: ¿Cuál es el proceso correcto? Después de una experiencia de construir un producto que nadie quiere, se nos ocurre a escuchar a los clientes. Nos damos cuenta que, poco a poco, los clientes desestiman nuestra estrategia inicial, que aparentemente era brillante.

·      Usamos los principios de Lean Manufacturing: "¿Cuál de nuestros esfuerzos estaba creando valor y cuál era inútil?". Para hacer esto, las StartUps "necesitan enfocarse en las cosas: medir el progreso, establecer hitos y priorizar el trabajo".

·      Ofrecer características adicionales que no generan valor, en productos o servicios que van más allá, de lo que demandan los clientes, en este caso desperdiciamos recursos y tiempo. A diferencia de los productos terminados, los nuevos productos aún tienen que encontrar un cliente y evolucionar.

·      Cuando hablamos que Lean Manufacturing busca aumentar la rotación del inventario, Lean Startup busca aumentar la rotación a través del ciclo de construir, medir y aprender. Se necesita enfocar nuestros esfuerzos en minimizar el tiempo total a través de este circuito. De esa manera, podemos evitar gran parte de los desperdicios que afectan a las StartUps de hoy.

Esto nos da una idea de que Lean Six Sigma, con algunos ajustes menores, se aplica a la innovación y las StartUps, al igual que a las operaciones existentes.

·      Punto de Equilibrio: para ganar dinero primero debo dejar de perder dinero, a través de los costos y gastos fijos se inician desde que diseñas tu negocio. Pocas veces nos preguntamos cómo diseñar un negocio rentable, siempre pensamos más en lo que vamos a vender, en el servicio que voy a ofrecer o el producto que voy a producir, convencido que el camino del éxito está asegurado, y pensando en cuanto voy a ganar. Nos enfocamos en hacer lo necesario sin escatimar en los compromisos que asumimos. Esos compromisos a los que nos referimos son fijos, por ejemplo, alquilar un local, contratar personal, etc. Nos comprometemos sin haber realizado ni una venta.

·      Compromisos Asumidos: Los costos y gastos fijos son lo primero que debemos cubrir a través de la venta. 

·      El punto de equilibrio es cuando la venta total nos permite asumir los compromisos de los costos y gastos fijo y los gastos variables que se generan por las ventas.

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Análisis de Regresión

Análisis de Regresión

Introducción

A medida que desarrolle diagramas de Causa y Efecto basados ​​en datos, tal vez desee examinar el grado de correlación entre las variables. 

Una medición estadística de la correlación se puede calcular utilizando el método de mínimos cuadrados para cuantificar la fuerza de la relación entre dos variables. El resultado de ese cálculo es el Coeficiente de Correlación, o (r), que oscila entre -1 y 1. Un valor de 1 indica una correlación positiva perfecta: a medida que aumenta una variable, la segunda aumenta de forma lineal. Del mismo modo, un valor de -1 indica una correlación negativa perfecta: a medida que aumenta una variable, la segunda disminuye. Un valor de cero indica una correlación de cero.

Antes de calcular el coeficiente de correlación, el primer paso es construir un diagrama de dispersión. Mirar el diagrama de dispersión le dará una amplia comprensión de la correlación. A continuación se muestra un ejemplo de gráfico de dispersión basado en un fabricante de automóviles.

En este caso, el equipo de mejora de procesos está analizando los esfuerzos de cierre de puertas para comprender cuáles podrían ser las causas. El eje Y representa el ancho de la brecha entre la brida de sellado de la puerta de un auto y la brida de sellado en el cuerpo, una medida de cuán apretada está ajustada la puerta al cuerpo. El diagrama de espina de pescado indicó que la variabilidad en la brecha del sello podría ser una causa de variabilidad en los esfuerzos de cierre de puertas.

En este caso, puede ver un patrón en los datos que indica una correlación negativa (pendiente negativa) entre las dos variables. De hecho, el coeficiente de correlación es -0.78, lo que indica una fuerte relación inversa o negativa.

Nota: Es importante tener en cuenta que la correlación no es causa: dos variables pueden estar muy correlacionadas, pero ambas pueden ser causadas por una tercera variable. Por ejemplo, considere dos variables: A) cuánto crece mi pasto por semana y B) la profundidad promedio del reservorio local. Ambas variables podrían estar altamente correlacionadas porque ambas dependen de una tercera variable: cuánto llueve.

En el ejemplo de la puerta de nuestro automóvil, tiene sentido que cuanto más apretado sea el espacio entre las superficies de sellado de chapa metálica (antes de agregar burletes y adornos), más difícil será cerrar la puerta. Entonces, un entendimiento rudimentario de la mecánica apoyaría la hipótesis de que existe una relación causal. Otros procesos industriales no siempre son tan obvios como estos ejemplos simples, y la determinación de relaciones causales puede requerir una experimentación más extensa (Diseño de Experimentos).

Análisis de Regresión Simple

Si bien el Análisis de correlación no asume una relación causal entre las variables, el Análisis de regresión supone que una variable depende de: A) otra variable independiente única (Regresión simple) o B) múltiples variables independientes (Regresión múltiple).

La regresión traza una línea de mejor ajuste a los datos utilizando el método de mínimos cuadrados. Puede ver un ejemplo a continuación de regresión lineal utilizando el mismo diagrama de dispersión de la puerta del automóvil:

Puede ver que los datos están agrupados cerca de la línea y que la línea tiene una pendiente descendente. Hay una fuerte correlación negativa expresada por dos estadísticas relacionadas: el valor de r, como se indicó anteriormente es, -0.78 el valor de r2 es, por lo tanto, de 0.61. R2, llamado el Coeficiente de Determinación, expresa qué tanto de la variabilidad en la variable dependiente se explica por la variabilidad en la variable independiente. Puede encontrar que una ecuación no lineal, como una función exponencial o de potencia, puede proporcionar un mejor ajuste y obtener un r2 más alto que una ecuación lineal.

Análisis de Regresión Múltiple

El análisis de regresión múltiple utiliza una metodología similar a la regresión simple, pero incluye más de una variable independiente. Los modelos econométricos son un buen ejemplo, donde la variable dependiente del PBI se puede analizar en términos de múltiples variables independientes, como las tasas de interés, el crecimiento de la productividad, el gasto gubernamental, las tasas de ahorro, la confianza del consumidor, etc.

Muchas veces, los datos históricos se utilizan en regresión múltiple en un intento por identificar las entradas más importantes para un proceso. El beneficio de este tipo de análisis es que puede hacerse de manera muy rápida y relativamente simple. Sin embargo, hay varias trampas potenciales:

• Los datos pueden ser inconsistentes debido a los diferentes sistemas de medición, la variación de calibración, los diferentes operadores o los errores de registro.
• El rango de las variables puede ser muy limitado y puede dar una indicación falsa de baja correlación. Por ejemplo, un proceso puede tener controles de temperatura porque en el pasado se ha encontrado que la temperatura tiene un impacto en la salida. Por lo tanto, el uso de datos históricos de temperatura puede indicar poca importancia porque el rango de temperatura ya está controlado en una tolerancia estricta.
• Puede haber un lapso de tiempo que influye en la relación; por ejemplo, la temperatura puede ser mucho más crítica en un punto temprano del proceso que en un punto posterior, o viceversa. También puede haber efectos de inventario que deben tomarse en cuenta para asegurarse de que todas las mediciones se tomen en un punto constante del proceso.

Una vez más, es fundamental recordar que la correlación no es causalidad. Como lo indican Box, Hunter y Hunter: "Hablando en términos generales, para descubrir qué sucede cuando cambias algo, es necesario cambiarlo. Para inferir con seguridad la causalidad, el experimentador no puede confiar en los acontecimientos naturales para elegir el diseño para él; elija el diseño por sí mismo y, en particular, debe introducir la aleatorización para romper los vínculos con posibles variables ocultas ". 1

Regresando a nuestro ejemplo de esfuerzos de cierre de puertas, recordará que la brecha del sello de la puerta tuvo un r2 de 0.61. Usando la regresión múltiple, y agregando la variable adicional "durómetro de sellador de puerta" (suavidad), el r2 se eleva a 0.66. Así que el durómetro del sellador de la puerta agregó algo de poder explicativo, pero mínimo. Analizado individualmente, el durómetro tuvo una correlación mucho menor con los esfuerzos de cierre de la puerta: solo 0.41.

Este análisis se basó en datos históricos, por lo que, como se señaló anteriormente, el análisis de regresión solo nos dice qué impacto tuvo en los esfuerzos de la puerta, no qué impacto podría tener. Si el rango de mediciones del durómetro fue mayor, podríamos haber visto una relación más fuerte con los esfuerzos de cierre de puertas y una mayor variabilidad en la salida.


1. George E. P. Box, William G. Hunter y J. Stuart Hunter, Statistics for Experimenters - Introducción al diseño, análisis de datos y construcción de modelos (John Wiley and Sons, Inc. 1978) Página 495.

Resumen

La herramienta de análisis de regresión es una herramienta avanzada que puede identificar cómo se relacionan las diferentes variables en un proceso. La herramienta de regresión le dirá si una o varias variables están correlacionadas con una salida de proceso. Esta información puede identificar dónde se necesita el control del proceso o qué factores son el mejor punto de partida para un proyecto de mejora del proceso.

Fuente: https://www.moresteam.com/toolbox/regression-analysis.cfm